パートさんでも直感的に使える上にリモートでも
リアルタイムに仕事状況がわかる安心感
ECサイト運営
導入前の課題
業務のやりとりを全てメールでしており、リモートで働くパートさん（主婦）の動きがつかめず「ちゃんとやってくれてるのかな？」「ちゃんと届いてるのかな？」という不安が常にあった。他にも、質問に対する返信が翌日になり業務の進行が遅れる、誰に何の仕事を頼んだか不明瞭になる、送付資料の管理が煩雑になる、などの不便さを感じていた。
導入で解決したこと
主婦の方でも直感的にわかるようで、特別なレクチャーもなく業務にツールが溶け込んだ。簡単に業務登録ができるので依頼が楽になり、タスクごとに担当者を割り振れるため誰が何をしているか一目瞭然に。ラインでやり取りするかのようにリアルタイムにメッセージを返してくれるため、安心感も感じられている。さらに、タスクごとにチャットができるためやりとりの混乱がなくなった。これは、他のチャットツールやタスク管理ツールにはない利点なので助かっている。資料やマニュアルの送付なども、ドラッグ&ドロップで簡単にでき、履歴となって残るため紛失の心配もない。
ECサイト運営の現場のTeamHack使用例
共通のマニュアルは、ドキュメントに予めまとめリンクで案内
タスクを割り振る際に「担当者」を設定しておけば、タスク一覧に作業者のアイコンが出るので、誰にどのくらい仕事を割り振っているか、全体を把握できるのがとても良いです。「この人は、結構負荷がかかっていそうだから、フォローしておいた方が良さそうだな。」「この人は、もう少し作業をお願いしても大丈夫そうだな。」など、感覚的にわかるようになったので、業務の割り振りなどの計画も立てやすくなりました。
各個人が何の仕事をやっているかアイコンで把握
タスクを割り振る際に「担当者」を設定しておけば、タスク一覧に作業者のアイコンが出るので、誰にどのくらい仕事を割り振っているか、全体を把握できるのがとても良いです。「この人は、結構負荷がかかっていそうだから、フォローしておいた方が良さそうだな。」「この人は、もう少し作業をお願いしても大丈夫そうだな。」など、感覚的にわかるようになったので、業務の割り振りなどの計画も立てやすくなりました。
パートさんには仕事が完了したらレビュー依頼を出してもらい見逃し０に
パートさんには、仕事が完了したら、TeamHackの機能にある「レビュー依頼」を出すようにしてもらっています。レビュー依頼はボタン一つで出すことができ、それが押されるとレビュー担当者に通知がきます。レビュー担当者は、確認してOKなら「タスクの完了」、修正が必要なら「差し戻し」をボタン一つで返すことができるため、ステータス管理のような形で、この機能を利用し、確認漏れなく作業状況の進行確認ができるようになりました。
資料の添付や指示、質問への回答をリアルタイムに返事ができるチャット
タスク（案件）ごとにリアルタイムにコミュニケーションができるのが、やはりTeamHackの一番の使い勝手が良いところだと思います。メールでは、資料や指示をどのメールで送ったか、わからなくなったりしていましたが、TeamHackではそのようなことが起こりません。細かな質問にも即座に対応でき、資料の受け渡しもドラッグ&ドロップで簡単です。チャットが案件の履歴となるため、そのチャットを読み返せば、案件に関する状況が即座に理解できます。
TeamHackを利用してみてどうでしたか？
各作業者の仕事の状況を俯瞰して見られる、というのが導入の決め手でした。今までぼんやりとしていた作業者の状況が手に取るようにわかるようになり、進行管理を安心してできるようになったのは大きいです。案件の登録も楽だし、コミュニケーションのラグがなくなったのも管理者としては嬉しいポイントでした。ツールが他の社員やパートさんに受け入れられるだろうか…と、導入前に心配していましたが、「使いずらい」「わかりにくい」という意見はいまのところ出ておらず、すんなり使ってくれており、このツールを選んで良かったなと感じています。
今までメールでやりとりをしていましたが、よく指示や資料がどのメールできていたかわからなくなり探すのに時間がかかってしまったり、メール自体を見逃してしまってご迷惑をかけたりしていました。チャットになったことで、質問があった場合もすぐに聞くことができますし、自分のタスクに関するやりとりだけが並ぶので、すごくわかりやすいです。パソコンはそんなに得意じゃないのですが、特につまずくことなく使い始めることができました。